pada tanggal
       KUALIFIKASI DAN KEBUTUHAN SEKRETARIS                                                 DALAM BISNIS


NAMA  :
Rizaldy Muttaqin

NPM      :
26216537

KELAS    :
1EB14

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala nikmat dan rahmatNya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini dapat terselesaikan dan tersususn dengan baik.
Harapan  saya semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca, dan juga dapat digunakan sebagai referensi dalam penulisan makalah.
Atas segala kesempatan yang diberikan untuk membuat makalah ini, dan saya ingin meminta pengertian atas segala kekurangan yang ada dalam makalah ini karema keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman saya. Saya sangat menerima kritik dan saran atas makalah ini untuk meningkatkan penulisan kami. Akhir kata saya ucapkan terimakasih, semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi semua yang membacanya.

Depok, Januari 2017

BAB I
PENDAHULUAN

A.Latar Belakang

Kualifikasi yang harus dimiliki oleh jabatan sekretaris sangatlah banyak. Sekretaris dituntut untuk mampu berpikir kritis dan bertindak secara profesional dalam pekerjaannya. Berpikir kritis diperlukan pengetahuan yang luas baik dalam bidang sekretaris maupun pengetahuan umum lainnya. Tidak saja berupa hafalan tetapi harus sampai pada tataran analisis.
Kategori yang harus dimiliki oleh seorang yang menempati jabatan sebagai seorang sekretaris dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

1.      Pengetahuan
Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi dua yaitu:
a.       Pengetahuan umum
Sekretaris harus menguasai visi, misi, tujuan, fungsi, tugas-tugas, struktur organisasi dan personil organisasi. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan. Sekretaris juga harus menguasai dan memahami dengan baik beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis.
b.      Pengetahuan khusus
Sekretaris harus mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja.
2.      Ketrampilan
Seorang sekretaris disamping dituntut memiliki pengetahuan juga harus terampil dalam emenerapkan pengetahuannya untuk kepentingan kerja.


2  .            Ketrampilan yang harus dimiliki sekretaris meliputi:
a.       Mampu menyusun laporan,
b.      Mampu berkorespondensi,
c.       Mampu menggunakan bahasa Indonesia dan bahasa asing lainnya,
d.      Teknik tata penyimpanan arsip,
e.       Teknik berkomunikasi dengan telepon,
f.       Menulis cepat dengan steno,
g.      Teknik mengetik surat,
h.      Dan ketrampilan melakukan aktivitas kantor lainnya.
3.      Kepribadian
Yang memegang peranan penting dalam menunjang pekerjaan adalah kepribadian.Prasyarat kepribadian lebih dominan dibandingkan dengan prasyarat yang lainnya. Kepribadian yang menarik adlah kepribadian yang dinamis, dewasa penuh percaya diri, terbuka, penuh rasa tanggung jawab, loyalitas, sopan dan jujur.
Hal-hal lain yang menunjang pembentukan kepribadian yaitu:
a.       Dalam penampilan
Kebersihan pribadi, kerapihan pribadi, berbusana yang serasi, penampilan yangmenarik.
b.      Berbicara yang baik
Intonasi dan volume suara yang enak didengar dan penyampaian yang sistematis.
c.       Sikap bisnis
Setia, dapat dipercaya, ramah tamah, penuh perhatian, dapat bekerjasama dan dapat menghargai waktu.
4.      Praktik

Sebelum seseorang dapat diangkat menjadi sekretaris, haruslah cukup memiliki pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor yang tanggung jawabnnya belum begitu luas. Misalnya menjadi resepsionis, operator, tata usaha, korespondensi. Semua itu diperlukan untuk membiasakan diri dalam berbagai macam pekerjaan business routine yang nantinya diperlakukan untuk menjalankan pekerjaan sekretaris.

B. Rumusan Masalah
1.      Pentingnya sekertaris dalam bisnis
2.      Apa saja kualifikasi sekertaris

C.  Tujuan Penulisan
Tujuan dari penulisan makalah ini untuk menyelesaikan tugas yang diberikan oleh dosen pengantar bisnis dan untuk memberikan informasi mengenai kualifikasi sekertaris.

D. Metode Penulisan

Untuk membantu kelancaran penulisan yang akan dilaksanakan, maka penulis mengambil referensi sebagai berikut :
Penulis mencari referensi dari berbagai sumber melalui situs internet

BAB I
PEMBAHASAN

A.Peranan Penting Sekertaris

Sekertaris sudah jadi merupakan bagian penting dan tak terpisahkan. Ibarat dalam sebuah mesin, sekretaris merupakan item penting yang keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu secara keseluruhan.
Sebagai suatu profesi, sekretaris memiliki masa depan cerah. Karena meski perkembangan teknologi tak bisa dibendung, alat-alat perkantoran canggih terus diperkenalkan, “sentuhan” tangan trampil dan buah pikiran seorang sekretaris tetap diperlukan.
Definisi Sekretaris
“Secretary is an employee in an office who deals with coresspondence, keep record, maka arrangements and appointments for particular member of the staff.”-A.S. Hornby ( Oxford Advanced Dictionary)
Sekretaris berasal dari bahasa Inggris secret dan secretum dari bahasa Latin yang artinya rahasia. Berasal pula dari kata secretaries /secretarium yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia.
Beberapa defenisi sekretaris lainnya,
1. ”Secretary is an person employed to keep record, take care coresspondence and other writing task, etc, for organization or individual”.Webster New Dicitonary of American Language College.
2. “Person employed by another to assit him in coresspondence, literary work getting information and other confidential matters”. H.W.Flower & F.G. Flower
3. “Secretary is a personal office assitance to designed supervisor who has close and direct working relationship with supervisor. Ruth J.Anderson
Dari beberapa definisi jelaslah bahwa sekretaris bukan sekadar pembantu atasan semata, tetapi seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan/atasan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan mengelola perusahaan/organisasi. Mulai dari mengurus appointement, soal administrasi, mengatur rapat sampai urusan korespondensi. Dan tugas-tugasnya ini akan bisa lebih maksimal jika dibantu dengan keberadaan seorang sekretaris.
Fungsi sekretaris
“A Secretary assist an excecutive in carrying out the detail o his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.’’Beamer, Hanna, Popham ( Effective Secretarial Practise).
Secara general peranan sekretaris menyangkut :
1. Terhadap atasan :
  • Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
  • Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.
  • Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
  • Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.
  • Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan.
  • Mediator pimpinan dengan bawahan.
2. Terhadap bawahan/karyawan :
  • Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.
  • Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.
  • Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.
  • Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.

B. Kualifikasi Sekertaris

Berikut ada beberapa kualifikasi yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris.
Pengetahuan Umum
Tugas sekretaris sangat beragam. Profesi ini menuntut kecakapan dan kemampuan yang tidak main-main seperti memahami bahasa Indonesia dengan baik dan benar dan juga menguasai beberapa bahasa asing secara lisan mapun tulisan. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas, dan semua yang berkaitan dengan struktur keorganisasian juga harus dimiliki oleh seorang sekretaris karena nanti pekerjaannya akan berhubungan dengan orang-orang yang berada dalam struktur organisasi tersebut. Selain itu sekretaris juga dituntut untuk menguasai tata kearsipan serta pengetahuan tentang peralatan perkantoran.
Pengetahuan Khusus
Pengetahuan ini lebih mengarah kepada relevansi ilmu terapan yang harus dikuasai secara dasar dalam suatu  perusahaan  tertentu. Misalkan sekretaris tersebut bekerja di bidang tekstil, maka ia harus menguasai ilmu tekstil untuk mendukung pekerjaannya di perusahaan tempatnya bekerja.
Keterampilan
Beberapa keterampilan yang wajib dimiliki oleh seorang sekretaris adalah:
  • Mampu menyusun laporan
  • Mampu menggunakan teknologi perkantoran
  • Memiliki pengetahuan tentang tata penyimpanan arsip
  • memiliki kemampuan berkomunikasi dengan telepon
  • Mampu menulis cepat
  • Memperbarui keterampilannya sesuai dengan perkembangan dunia usaha yang digeluti.
Kepribadian
Menjadi sekretaris yang baik bukan hanya soal kemampuan berkomunikasi dan keterampilan berbahasa asing. Namun yang paling utama adalah kepribadian yang baik. Pada informasi Lowongan Sekretaris tidak bisa diprediksi mana orang yang benar-benar kompeten atau hanya sekedar memiliki kualifikasi standar soal kemampuan ilmu terapan. Berbicara soal sekretaris tidak sedang membicarakan bakat. Kepribadian sangat sulit ditebak hingga seseorang benar-benar dikenali beberapa waktu.
Pada poin ini, tidak semua memiliki kriteria yang tepat dari segi kepribadian.
 


BAB III
KESIMPULAN
Sekertaris berperan penting dalam perusahan, yang utama adalah sekertaris yang mengatur jadwal kapan saja ada pertemuan bisnis dan jadwal yang diatur agar perusahaan berjalan dengan lancar tanpa kekurangan satu apapun. Sekertaris tidak hanya berpenampilan menarik tetapi juga harus bisa mengatur jadwal yang baik bagi perusahaan. Dalam kualifikasi sekertaris antaranya adalah pengetahuan umum, pengetahuan khusus, kepribadian, serta keterampilan.

Komentar

Posting Komentar